L'obiettivo
Digitalizzare i processi di segretariato e di invio comunicazioni a tutti gli associati, con un unico portale per l’associazione.
La sfida
Omologare i dati provenienti da due differenti piattaforme, e restituire al cliente un’unica tipologia di dataset, integrando le funzionalità che già esistevano.
Il progetto
-
L'architettura
Un’associazione medica che opera su suolo nazionale, che necessita di digitalizzare tutte le attività di segretariato e gestione soci, eventi e formazione.
Il primo step è stato quindi quello di individuare i campi di
- gestione associati
- gestione associati
- azioni riservate agli associati
Inoltre, abbiamo implementato la piattaforma installando un gestionale di invio newsletter e comunicazioni, e la possibilità di tenere formazioni ed eventi per i soci
La sfida è arrivata nel momento di recupero e organizzazione dati.
In particolare, ci siamo concentrati su
- isolamento dei dataset
- riorganizzazione e integrazione del dato
- recupero elementi dalla piattaforma precedente
per garantire un prodotto finale accessibile, funzionale e implementabile.
La creazione di questo portale è nato dalla customizzazione del software Re.Te.Se. (Registro per il Terzo Settore), un software proprietario firmato KARMAWEB, sviluppato per la digitalizzazione dei registri del terzo settore.
-
Gestione della comunicazione
Oltre agli elementi di segretariato, e alla gestione dei dati di soci, sono stati inseriti un gestionale di invio newsletter e comunicazioni, e un software di gestione eventi.
Abbiamo così creato un vero e proprio ecosistema: la piattaforma è facilmente fruibile dai soci, grazie all’area dedicata, ed è ugualmente accessibile agli addetti ai lavori, per registrare nuovi ingressi, controllare le quote associative, e inviare comunicazioni programmate e automatizzate.
-
Compliance
La piattaforma è stata sviluppata per l'utilizzo da parte di associazioni mediche, aspetto che ha reso necessario l’implementazione di normative specifiche legate alla privacy e alla gestione dei dati degli iscritti, nel rispetto dell’alta compliance del settore e della GDPR.
Risultati
Sono stati implementati e migliorati i flussi di lavoro, con una digitalizzazione completa dei dati, impossibili da perdere e facilmente modificabili.
Ciò ha permesso di gestire i nuovi ingressi, aumentare il numero degli associati, e garantire una sicurezza e una privacy fondamentali in questo settore.